Cum să fiu mai productiv la locul de muncă?

Recent am învăţat cum să îmi organizez mai bine timpul la serviciu şi m-am gândit că ar fi bine să împărtăşesc cu voi ideile principale.

Unul din cele mai importante lucruri mi se pare curăţenia pe birou. Dacă locul în care vă desfăşuraţi activitatea este curat şi ordonat, veţi fi mai productivi. Eu recunosc că nu mereu am ordine pe birou şi pentru că sunt o persoană căreia îi place să aibă de toate, este greu să menţin curăţenia pe birou. De aceea, la rugăminţile mele insistente, am primit un dulap în care îmi ţin mai multe lucruri: ceai, birotică, agendă. Despre cum îmi organizam eu lucrurile la birou am scris un articol acum aproape 2 ani. Între timp biroul meu arată un pic diferit şi dacă vă doriţi vă pot face un nou articol cu un update. Concluzia este că este destul de important să lucraţi într-un mediu unde toate lucrurile sunt la locul lor. Deci un prim pas este să vă faceţi curat pe birou şi să menţineţi curăţenia de-a lungul timpului.

Eu primesc majoritatea task-urilor pe email. S-a întâmplat de mai multe ori să nu găsesc un email pentru că totul era haotic în inbox. Vă recomand să folosiţi label-uri sau foldere şi să vă organizaţi chiar şi acest aspect al locului de muncă. Veţi vedea cum găsiţi mai repede tot ce aveţi de făcut.

Când ajungeţi la birou apucaţi-vă de lucrurile mai grele. Nu le lăsaţi spre sfârşitul zilei, când sunteţi mai obosiţi.

Nu vă mai lăsaţi întrerupţi din orice: colegi care vă cer ajutorul, emailuri, notificări pe telefon şi alte nebunii. Dacă este vreo urgenţă este de la sine înţeles că o să ocupaţi de aceea, dacă nu .. vă puteţi ocupa de orice fel de problemă imediat după ce aţi terminat ce aveaţi de făcut. Clientul meu ştie că atunci când este ceva urgent ma poate contacta pe chat, în rest îmi trimite emailuri. Pentru a nu fi întreruptă de colegi care vorbesc sau pentru a nu fi perturbată de gălăgie, îmi pun căştile la urechi şi îmi pornesc nişte muzică.

Cumpăraţi-vă şi folosiţi o agendă cu separatoare. Este bine în general să aveţi o singură agendă pentru tot ce trebuie notat. Încercaţi să vă organizaţi un pic: pe proiecte, pe clienţi. Veţi găsi mult mai uşor ce căutaţi în acest fel. În plus, având totul notat nu mai trebuie să vă faceţi griji că uitaţi lucruri. Dacă nu sunteţi genul de persoană care îndrăgeşte agendele fizice, puteţi oricând să vă notaţi lucruri şi in calendarul/agenda telefonului. Eu obişnuiesc să îmi notez pe calendarul telefonului doar întâlnirile, în rest totul se găseşte pe o agendă fizică.

Faceţi-vă TO DO lists. Eu personal am o mare satisfacţie când văd că la finalul zilei am îndeplinit atâtea lucruri de pe lista mea. O puteţi face pe agenda fizică, sau puteţi folosi Trello. Trello poate fi folosit pentru orice fel de liste, inclusiv listele de cumpăraturi. Este o aplicaţie foarte utilă.

Poate o să vi se pară absurd, dar credeţi-mă că cel mai important lucru care influenţează direct productivitatea voastră este sănătatea. Încercaţi să dormiţi măcar 7-8 ore pe noapte şi aveţi grijă de voi în general: mâncare, sport. Nu vă suprasolicitaţi decât în cazuri urgente. Eu obişnuiam să mă suprasolicit pentru a demonstra ce pot şi am reuşit să mă îmbolnăvesc. Credeţi-mă că nu merită. Sănătatea voastră este cea mai importantă.

Mai multe sfaturi găsiți în cartea Musai List, scrisă de Octavis Pantiş, pe care o găsiți pe eMag. la Elefant, la Cărtureşti sau la libris.

Ce alte sfaturi mai ştiţi? Lăsa-ţi-le în comentarii.

Pe curând!